Cách Viết Email Ngành Xuất Nhập Khẩu Tiếng Nhật

Nếu không biết cách viết Email hỏi hàng chuyên nghiệp thì bạn sẽ không được nhà cung cấp trả lời hoặc sẽ trả lời không rõ ý trao đổi qua lại chưa chốt được vấn đề. Vậy yêu cầu chung khi viết email hỏi hàng là gì. Người mới băt đầu cần hoc ra sao nên bắt đầu từ đâu. Trong các khóa học tiếng anh xuất nhập khẩu tại JOLO English chúng tôi có chuyên đề riêng hướng dẫn cho học viên cách viết và trả lời thư hỏi hàng bằng tiếng anh.

Trách nhiệm hoặc bàn giao công việc trong ngày nghỉ phép

=> NHỮNG TỪ VỰNG, MẪU CÂU THUYẾT PHỤC BẰNG TIẾNG ANH THÔNG DỤNG NHẤT

=> CÁCH VIẾT THƯ CẢM ƠN KHI NGHỈ VIỆC BẰNG TIẾNG ANH CHUYÊN NGHIỆP

Đơn xin nghỉ phép đột xuất bằng tiếng Anh

Subject: Urgent Leave Request Due to Unforeseen Circumstances

I hope this email finds you well. I am writing to request an urgent leave of absence from work due to unforeseen family matters that require my immediate attention. I apologize for the short notice and any inconvenience this may cause to the team.

I made sure to discuss this with Ryan and he reassured me that he could cover my work and attend meetings with clients during this time. If necessary, I am available to delegate tasks or provide guidance to all members of the team before I leave.

Thank you for your understanding and quick response to this problem.

Nội dung chính (Main Content)

Trong phần nội dung chính, bạn cần trình bày ngắn gọn và cụ thể, đề cập đến lý do và thời gian bạn vắng mặt và liệu bạn có bao gồm bất kỳ giấy tờ minh chứng nào hay không.

Kết thúc email bằng các lời chào trang trọng như:

Dù có vẻ không quan trọng nhưng đơn xin nghỉ phép luôn cần được viết một cách chuyên nghiệp. Cách xin nghỉ phép bằng tiếng Anh phần nào cũng sẽ ảnh hưởng đến đánh giá của cấp trên về phong cách làm việc của bạn. Vì thế, hãy tuân thủ cấu trúc trên và kiểm tra chính tả thật kỹ trước khi gửi nhé!

=> 50 MẪU VIẾT EMAIL BẰNG TIẾNG ANH CHUẨN CHUYÊN NGHIỆP!

=> MẪU THƯ MỜI ĐI CÔNG TÁC BẰNG TIẾNG ANH CHI TIẾT

Những Nội Dung Chính Trong Thư Hỏi Hàng Bằng Tiếng Anh

Bài vết  tập trung vào các mẫu câu cần biết trong phần nội dung chính theo ba phần là Phần mở, phần thân và phần kết giúp bạn đóc có tư duy dễ dàng khi viết thư hỏi hàng tránh xa đà, dài dòng không cần thiết hoặc thiếu nội dung:

1/ Phần Mở Đầu Thư Hỏi Hàng (Opening letter)

Đầu tiên, bạn cần nói rõ lý do tại sao bạn biết đến nhà cung cấp hoặc sản phẩm của nhà cung cấp. Và cần giới thiệu rõ bạn là ai, vị trí gì đến từ công ty  ở quốc gia nào nữa.

Hai trường hợp có thể tham khảo:

Thông qua việc nhìn thấy mẫu quảng cáo/tại hội chợ triển lãm của ngành hàng trên website / trang tin

Example: We are interested in the pure wool Gabardines you advertised in “The Economist” of last week’s issue.

Được thông báo/được giới thiệu bởi ai nhờ vào ai đó mà biết đến… Bạn dùng một số cấu trúc như sau:

Example: We were advised by Mr.AnDy of (TCCI) that you are producing export plastic beads

2/ Phần Thân  Bài: Trình bày nội dung cần hỏi hàng

Trong nội dung này bạn cần tập trung vào phần cần hỏi hàng về: Tên hàng – số lượng – Kích Thước - Giá Bán – Thời Gian Giao Hàng – Ưu Đãi – Điều Kiện Đóng Gói – Thông Tin Hàng Mẫu…

Thực tế các nhà cung cấp đều sẵn sàng gửi hàng mẫu cho bạn xem tuy nhiên số lượng quá nhiều thì bạn phải đến showroom của người bán.

Đề nghị những điều khoản, phương thức thanh toán, giảm giá nếu có.

Bạn có thể đưa ra những điều khoản của mình để thực hiện việc mua hàng ví dụ mua lần đầu giá thế nào, mua hàng thử, số lượng lớn thì giá tính thế nào.

Yêu cầu khác về bảo hành khuyến mãi nếu có

Phần 3/ Kết luận khi viết thư hỏi hàng bằng tiếng anh xuất nhập khẩu

Bạn cũng có thể trình bày việc kinh doanh hợp tác trong tương lai. Nếu một nhà cung cấp nghĩ rằng bạn có thể trở thành một khách hàng thân thiết hơn là những khách hàng cũ đang có của họ, nếu họ sẽ cho bạn nhiều điều khoản cạnh tranh và nhiều nhượng bộ.

Kết luận thư hỏi hàng là lời cảm ơn, hứa hẹn và mong muốn nhận được những phản hồi sớm nhất về Email hỏi hàng của mình, Cần nhấn mạnh tính cần thiết của việc hỏi hàng nếu bạn cần check giá ngay.

Một số thông tin cần tham khảo:

Trên đây là chia sẻ của JOLO English về một số lưu ý cần biết khi viết Email hỏi hàng bằng tiếng anh trong xuất nhập khẩu. Thực tế giao dich tôi thấy bạn có thể không cần viết đúng ngữ pháp, diễn đạt theo Key word là nhà cung cấp đã có thể hiểu và trả lời bạn rồi. Tuy nhiên nếu biết tiếng anh thì bạn sẽ có cơ hội làm việc trong môi trường tốt hơn tự tin trao đổi với đối tác qua điện thoại, gặp mặt hoặc viết được mail hỏi hàng chuyên nghiệp.

Như vậy viết mail hỏi hàng bằng tiếng anh không khó chỉ cần bạn nhớ một số cấu trúc cơ bản khi viết mail là có thể tự soạn mail giao dịch được

Mỗi email được gửi đi tương đương với một lần doanh nghiệp của bạn được tiếp xúc và quảng cáo đến các đối tác, khách hàng, vì trên đó sẽ có những dấu ấn thương hiệu của công ty bạn.

Với con số 98% email tiếng Anh thương mại thường bị xóa được thống kê bởi Hiệp hội các nhà nhập khẩu Hoa Kỳ khiến cho việc soạn thảo email đúng cách và chuyên nghiệp ngày càng đáng quan tâm.

Vì thế, để tránh trường hợp này, tiếp nối phần 1, hôm nay hãy cùng luyện viết tiếp các phần còn lại của email tiếng Anh xuất nhập khẩu – thư hỏi hàng qua bài viết sau đây của Edu2Review nhé.

Bảng xếp hạng trung tâmTiếng Anh tại Việt Nam

Nội dung chính và cấu trúc của thư hỏi hàng cần biết

Nội dung chính: Trong thư hỏi hàng người mua hàng cần phải thông báo rõ với người bán các nội dung cần mua:  cần loại hàng gì, yêu cầu chủ hàng gửi Catalog, mẫu hàng, giá cả; chất lượng hàng hóa, số lượng có khả năng cung cấp, thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán và mọi điều kiện cần thiết khác và những chính sách khuyến mãi giảm giá nếu có.

Thực tế có nhiều cách viết Email hỏi giá bằng tiếng anh trong xuất nhập khẩu. Với người mới băt đầu thì cần biết bố cục thư hỏi hàng  phải có những nội dung sau:

Bạn đóc có thể tham khảo 1 đoạn email hỏi hàng bằng tiếng anh như sau:

Im Hoa, I am Purchasing staff at VinaTrain Viet Nam Co.ltd. Iam very interested in the pure wool Gabardines you advertised in “The Economist” of last week’s issue.

Please send us any information you can supply, marking the letter “For the Attention of Professor. We want to buy bulk wool Gabardines. Please show me more information as below:

We are looking for the best new From You. I Think If You Have the best Price We Will be the Parter for long time!

Phần Thân (Body): Chuyển tải nội dung thông tin chính

1/Hỏi thông tin về chất liệu, xin mẫu mã sản phẩm:

Để hỏi thông tin về chất liệu, hàng mẫu hay khuôn mẫu của sản phẩm. Các bạn hãy thử tham khảo các mẫu câu viết email sau đây:

Please could you send me a leaflet (brochure…) of this electronic apparatus and tell me how much it would cost.

Bạn có thể gửi cho tôi một tờ rơi quảng cáo chiếc máy điện tử này và cho tôi biết nó sẽ tốn bao nhiêu tiền.

We would also appreciate it if you could send some samples of the material so that we can examine the texture and quality.

Chúng tôi cũng sẽ rất biết ơn nếu bạn có thể gửi một số mẫu vật liệu để chúng tôi có thể kiểm tra kết cấu và chất lượng.

We are pleased if you send us the latest catalogue and the current price list for the above mentioned products.

Chúng tôi rất mừng nếu các ngài gửi cho chúng tôi ca-ta-log mới nhất và bảng giá hiện hành cho những mặt hàng nói trên.

Would you please send us sample of the goods and details about prices and terms of payment?

Đề nghị các ngài gửi mẫu hàng này và cho chúng tôi biết chi tiết về giá cả và thanh toán?

2/ Hỏi về các điều khoản, cách thức thanh toán hay giảm giá:

Khi mua hàng các bạn thường phải thảo luận về nhiều vấn đề trước khi tiến hành mua sản phẩm. Do đó, biết được các mẫu câu thường dùng để thương lượng khi mua hàng là rất cần thiết. Đây là mẫu câu đề nghị các điều khoản, cách thức thanh toán và giảm giá:

Please would you send me as up-to-date price list, quoting your most competitive prices for your building materials.

Đề nghị các ngài gửi cho chúng tôi bảng giá cập nhật niêm yết giá cạnh tranh nhất cho các loại vật liệu xây dựng của các ngài.

Please give us by return your lowest quotation for “Suomi 205” electric heater for delivery within four weeks from receipt of order.

Xin vui lòng cho chúng tôi bằng cách trả lại thấp nhất của bạn báo giá cho "Suomi 205" máy sưởi điện để giao hàng trong vòng bốn tuần kể từ khi nhận được đơn đặt hàng.

We intend to place a substantial order and would like therefore like to know what quantity discount you allow.

Chúng tôi dự định đặt một đơn hàng với số lượng lớn và do đó muốn biết mức chiết khấu theo số lượng mà các ngài cho phép.

We usually deal on a 30% trade discount for orders over 1000 units.

Chúng tôi thường giao dịch theo mức chiết khấu thương mại 30% với những đơn hàng lớn hơn 1000 chiếc.

We also like to point out that we usually settle our accounts on documents against acceptance basic with payment by 30-day bill of exchange.

Chúng tôi thường thực hiện theo điều kiện D/A với thời hạn sau khi ký hối phiếu là 30 ngày.

Đặc biệt, đối với các sản phẩm mới thì các nhà bán sỉ và bán lẻ muốn biết sản phẩm có bán được hay không. Do đó, họ thường yêu cầu nhà cung cấp kí gửi hàng hóa để bán thử. Tức là nếu hàng bán không được thì nhà bán sỉ và bán lẻ được quyền trả hàng về cho nhà cung cấp.

We would only consider placing an order provided it was on the usual basis of sale or return. If this is acceptable we will send you our official order.

Chúng tôi sẽ chỉ xem xét việc đặt hàng miễn là đơn hàng đó được trả lại hàng khi không bán được. Nếu điều này được chấp nhận, chúng tôi sẽ gửi cho bạn lệnh chính thức của chúng tôi.